无纸化会议使企业会议更便捷

伴随着网络时代的来临，信息化技术得到了长足的发展空间，企业会议系统构建中，对于信息技术的应用也十分普及。企业无纸化会议的发展，在很大程度上是为了响应国家信息化发展战略的执行，有效提升企业会议开展效率的同时，对于降低造纸相关能源消耗量也具有重要的促进作用。与此同时，智能无纸化会议的交互式模式与传统会议模式相比，各项设备的操作以及管理工作开展也更具便捷性。

企业无纸化会议系统整体功能设计

按照企业无纸化会议室的使用功能可将系统分为两个部分：

1.会议系统。在该系统中，会议参与者首先需要提出会议申请，然后通过系统上传会议基本信息、与参会人员信息等内容，申请通过后才能开展会议。 

2.管理中心。会议系统的功能主要在于签到、资料查看以及资料上传等，同时对会议初始的固定格式提供相应的文档模版，对会议内容进行投票表决等。具体流程如下图：

企业无纸化会议系统设计的实现分析

1.实现资料传输

在进行企业无纸化会议系统设计的实现分析时，采用的是FTP技术实现资料传输，主要体现于以下几方面：（1）完全通过网络进行数据传输，操作更具灵活性；（2）用户权限管理更加完善，例如 A用户登陆过后只能进行查看和下载目录等操作，而权限更多的B 用户登录后则可以在此基础上进行删除和新建；（3）运用 SSL、SSH2 进行资料传输加密，实现数据传输安全性提升。 

2.实现会议桌面共享

在企业无纸化会议桌面共享方面，采用的是 UDP 组播技术，即用户数据汇报协议。通过该技术发送出的信息，无需指定接收IP，信息完整性也无法确保，但此种传输方式具有网络占用资源低的优点，实现桌面共享的同时，对于文件传输功能的支持度也很高。除此之外，UDP 组播技术还有一个优点 , 就是用户可以随时接入和离开，便于企业会议参与者的无纸化系统操作与运用。

3.实现多会议室管理

据相关研究资料调查表明，现阶段市场中售卖的无纸化会议系统对于多个会议室的支持效果并不完善，需要厂家专门的订制才能进行开发，而部分企业无纸化会议系统生产厂家还需要重复购进硬件设备等，对多会议室管理的实现造成了阻碍。在这一基础上，无纸化会议设计中将会议资料、信息等内容与不同会议室之间进行一一对应，并通过该原则确保多个会议室同时开会的信息对应无误， 解决部分会议室多且开会较为频繁的企业需求。

企业无纸化会议系统的设计，在很大程度上满足了各个企业内部会议开展的需求条件。同时，在技术选型方面也比较符合企业会议系统的设计要求。在传统的企业会议开展之前，所有参与会议的人员都需要打印大量的纸质会议资料，用于会议发言。当无纸化会议系统部署使用后，会议参与人员仅需将会议资料上传至企业无纸化会议系统中，就能够直接参与会议进行发言，会议成员可以直接通过观看会议系统中的资料即可，大幅度提升了会议效率，并降低了能源消耗。